Nueva funcionalidad: respaldo del envío de solicitudes de firma
En industrias reguladas, firmar un contrato no siempre es suficiente.
👉 También es clave demostrar que el usuario recibió el documento final.
Este punto, aunque muchas veces se pasa por alto, puede convertirse en un riesgo si no se gestiona correctamente.
Por ejemplo:
¿Qué ocurre si un cliente afirma que nunca recibió el contrato firmado?
Sin evidencia clara, la empresa puede enfrentar problemas de cumplimiento o incluso disputas legales.
El reto: demostrar la entrega del documento
Muchas empresas —especialmente en sectores regulados— necesitan:
- Tener un respaldo de que el contrato fue enviado
- Contar con trazabilidad del proceso
- Responder ante auditorías o requerimientos de reguladores
👉 Y hacerlo de forma automática, sin depender de procesos manuales.
La solución: notificaciones de finalización con copia automática
Keynua ha incorporado una nueva funcionalidad que permite agregar correos en copia (CC o BCC) en el correo de finalización del proceso de firma.
Esto significa que, cuando el documento ya ha sido firmado:
- El cliente recibe el contrato final
- Y automáticamente se envía una copia a un buzón interno de la empresa
👉 Generando así un respaldo organizado de todos los envíos de documentos firmados.
¿Cómo funciona en la práctica?
Imagina este flujo:
- Un usuario firma un contrato digital
- El proceso se completa
- Se envía el correo con el contrato firmado
- Automáticamente, una copia llega a un buzón interno (ej: compliance@empresa.com)
👉 Así, la empresa cuenta con un registro que le permite validar que el documento fue enviado.
¿Por qué es clave esta funcionalidad?
Porque permite:
✔️ Respaldar el envío de solicitudes de firma
✔️ Responder ante reclamos de clientes
✔️ Tener trazabilidad del proceso de envío
✔️ Centralizar la información sin esfuerzo manual
👉 Todo en un solo lugar.
Más control, sin afectar la experiencia del cliente
Esta funcionalidad no cambia la experiencia del usuario.
El cliente sigue recibiendo su correo de firma de forma normal,
mientras que la empresa obtiene:
- Mayor visibilidad del proceso
- Mejor control interno
- Reducción de fricciones operativas
¿Cómo implementarlo?
Esta funcionalidad es gestionada directamente por el equipo de operaciones de Keynua.
Si deseas activarla en tus flujos de firma:
👉 Puedes solicitar su implementación escribiendo a operaciones@keynua.com, donde el equipo te ayudará a configurarla según tu caso de uso.